Slik sikrer du en solid og korrekt styreprotokoll
God dokumentasjon av styrearbeidet er viktig for alle selskaper. Styreprotokoller dokumenterer hvilke vurderinger som er gjort, hvilke beslutninger som er tatt og hvordan styret har ivaretatt sitt ansvar.
Med gode rutiner for styremøter, generalforsamlinger og protokoller får virksomheten bedre struktur, større trygghet og et tydelig beslutningsgrunnlag. Samtidig reduseres risikoen for misforståelser og mangelfull dokumentasjon dersom selskapet blir gjenstand for kontroll eller tilsyn.
Hvorfor er styreprotokoller viktige?
Som daglig leder eller styremedlem har du ansvar for at viktige vurderinger og beslutninger dokumenteres på riktig måte.
Blant annet skal styret vurdere om virksomheten har tilstrekkelig egenkapital og likviditet, og om det er grunnlag for videre drift. Slike vurderinger bør dokumenteres fortløpende gjennom styremøter og styreprotokoller.
Mangelfull dokumentasjon kan gjøre det vanskelig å vise at styret har oppfylt sine plikter. Gode protokoller gir derfor både selskapet og styremedlemmene trygghet dersom beslutninger senere må dokumenteres.
Styremøter
Aksjeloven gir selskaper stor fleksibilitet når det gjelder hvordan styrets arbeid organiseres. Styret kan selv bestemme møteform og hyppighet, så lenge lovpålagte oppgaver blir ivaretatt.
Daglig leder skal informere styret om virksomhetens drift og resultatutvikling minst hver fjerde måned. Derfor anbefaler vi at styret møtes regelmessig gjennom året, slik at beslutninger og vurderinger blir løpende dokumentert.
Dersom ansatte er representert i styret, skal selskapet også ha styreinstruks.
Generalforsamling
Alle aksjeselskaper skal avholde ordinær generalforsamling innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. For de fleste selskaper betyr dette innen 30. juni.
På generalforsamlingen behandles blant annet:
- Årsregnskap
- Årsberetning
- Andre sentrale saker som krever eiernes behandling
Det er viktig at også disse møtene dokumenteres gjennom korrekte protokoller.
Styreprotokollen er selskapets dokumentasjon
Protokoller fra styremøter og generalforsamlinger er sentrale selskapsdokumenter. De dokumenterer hvilke saker som er behandlet, hvilke vurderinger som er gjort og hvilke beslutninger som er tatt.
Ved bokettersyn eller kontroll vil protokollene ofte være blant dokumentene som etterspørres. Når dokumentasjonen er oppdatert og korrekt, viser den at styret har utført sitt arbeid på en forsvarlig måte og fulgt kravene i lovverket.
Gode protokoller gir:
- Bedre sporbarhet
- Tydelig dokumentasjon
- Redusert risiko
- Mer struktur i styrearbeidet
Slik kan Aspia hjelpe
Mange virksomheter opplever at styredokumentasjon blir nedprioritert i en travel hverdag. Da kan det være nyttig å få hjelp til å etablere gode rutiner.
Aspia kan blant annet bistå med:
- Gjennomgang av styrearbeid og dokumentasjonskrav
- Vurderinger knyttet til videre drift, likviditet og egenkapital
- Utkast til styreprotokoller
- Maler for styremøter og generalforsamlinger
- Rapportering og nøkkeltall som gir grunnlag for styrets arbeid
