Slik sikrer du en solid og korrekt styreprotokoll
Som daglig leder eller medlem av styret har du ansvar for å levere årsberetning (gjelder ikke små foretak) og vurdere om virksomheten har grunnlag for videre drift. Dette arbeidet skal dokumenteres – og det skal gjøres riktig.
Manglende eller feil dokumentasjon kan i verste fall føre til personlig ansvar, samt risiko for bøter eller fengselsstraff. Når styreprotokoller og vurderinger er korrekt utformet og gjennomført, er det selskapet – ikke enkeltpersoner – som står ansvarlig.
Riktig dokumentasjon av styrearbeidet er svært viktig. I perioder med økonomisk usikkerhet og raske endringer i markedet blir dette ansvaret enda tydeligere.
I tillegg til årsberetningen har daglig leder plikt til å informere styret om driften og resultatutviklingen minst hver fjerde måned. Vi anbefaler alle aksjeselskaper å holde jevnlige styremøter og generalforsamlinger, og sørge for skriftlige protokoller gjennom hele året. Slik får selskapet orden, sporbarhet og trygghet i beslutningene som tas.
Styremøter
Aksjeloven gir selskapene stor fleksibilitet når det gjelder hvordan styret gjennomfører saksbehandling, hvor mange styremøter som holdes i løpet av året og hvilken møteform som brukes. Ett unntak er årsregnskap og årsberetning, som må signeres av styret.
Samtidig stiller lovverket krav til forsvarlig egenkapital og likviditet. Dersom egenkapitalen ikke lenger anses forsvarlig sett opp mot risiko og omfang, har styret handleplikt. Daglig leder skal også informere styret om driften og resultatutviklingen minst hver fjerde måned. Vårt råd er derfor å gjennomføre minst like mange styremøter per år.
Dersom ansatte er representert i styret, er styreinstruks også pålagt.
Generalforsamling
Alle aksjeselskaper skal avholde ordinær generalforsamling innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. Her behandles blant annet årsregnskapet og årsberetningen. For de fleste virksomheter betyr dette en frist på 30. juni.
Det minste du som selskap må gjøre, er å utarbeide årsberetning og vurdere om det er grunnlag for videre drift. Dette kan vi i Aspia hjelpe deg med.
Hvert kvartal tar vi en gjennomgang sammen med deg basert på rapportering og nøkkeltall. Vi vurderer om det fortsatt er grunnlag for videre drift, og ser spesielt på forhold som egenkapital og likviditet.
Vi kan også utarbeide utkast til styreprotokoll, enten som ferdig dokument eller som mal du kan bruke videre..
Protokoller
Protokoller fra styremøter (AL §6‑29) og generalforsamling (AL §5‑16) er sentrale selskapsdokumenter. De fungerer som det formelle beviset på hvilke beslutninger som er tatt, hvordan vurderinger er gjort og at styret faktisk har utøvd sitt ansvar. Nettopp derfor blir de ofte etterspurt ved bokettersyn eller kontroll fra myndighetene.
Når protokollene er nøyaktig utformet og oppdatert, gir de virksomheten en trygg dokumentasjonslinje. De viser at styret har behandlet saker på en forsvarlig måte, vurdert selskapets situasjon og fulgt lovens krav. For selskapets eiere, ledelse og revisorer reduserer dette risiko og skaper transparens.
Mangelfulle eller manglende protokoller kan derimot føre til betydelige konsekvenser. Uten korrekt dokumentasjon kan det bli vanskelig å bevise at styret har utøvd sin plikt, og enkeltpersoner kan i verste fall trekkes inn i ansvarssaker.
Med gode og strukturerte protokoller har du full kontroll. De gir oversikt, reduserer risiko og sikrer at selskapet står støtt dersom det skulle bli gjennomført bokettersyn eller tilsyn.
