Hva gjør jeg om skyldner er uenig?
Hver dag sender norske bedrifter tusenvis av fakturaer til kunder, og heldigvis blir de fleste betalt uten problemer. Likevel opplever mange bedrifter fra tid til annen at kunder har innsigelser mot fakturaene. I denne artikkelen ser vi nærmere på hva en innsigelse er, hvordan du kan redusere risikoen for innsigelser, og hvordan de bør håndteres.
Hva er en innsigelse?
En innsigelse er en uenighet eller klage på et utført arbeid eller et levert produkt, hvor kunden mener at leveransen ikke samsvarer med det som er avtalt eller forventet. Kunden kan også ha innsigelser mot prisen dersom de mener at arbeidet eller leveransen ikke står i forhold til det som er avtalt.
Hvordan unngå innsigelser?
For å redusere risikoen for innsigelser kan det være nyttig å følge noen grunnleggende prinsipper:
Skriftlig dokumentasjon og aksept
Sørg for skriftlig dokumentasjon og kundens aksept av pris og vilkår. Dette gjelder også dersom prisen endres underveis i leveransen.
Leveringsdokumentasjon
Ha dokumentasjon på når produktet eller tjenesten skal leveres.
Beskrivelse av produktet eller tjenesten
Sørg for en tydelig og skriftlig beskrivelse av hva leveransen innebærer.
Kundens godkjennelse
Unngå å levere produkter eller tjenester uten at kunden har godkjent innholdet i leveransen og prisen.
Fullstendige kontaktopplysninger
Ha kundens fullstendige kontaktopplysninger, inkludert fullt navn, adresse og eventuelt organisasjonsnummer.
Selv om det ikke alltid er mulig å unngå innsigelser, vil god dokumentasjon gjøre det enklere å håndtere uenigheter dersom de oppstår. Jo bedre dokumentasjon du har på bestilling, avtale og leveranse, desto enklere blir det å avklare eventuelle innsigelser.
Inkasso og innsigelse
Dersom en kunde fremmer en innsigelse knyttet til en faktura, må dette håndteres før en eventuell inkassoprosess kan fortsette. Når en innsigelse er fremsatt, skal saken settes på pause, og ytterligere gebyrer skal ikke påløpe før innsigelsen er avklart. Rask behandling av innsigelser er derfor viktig for å kunne gå videre med saken dersom kravet viser seg å være berettiget.
Dialog og løsning
Når en kunde fremmer en innsigelse, bør man først forsøke å løse saken gjennom dialog og god kommunikasjon. Dokumentasjonen rundt bestillingen og leveransen kan være et viktig grunnlag i denne dialogen. I mange tilfeller lar uenigheter seg løse gjennom en avklaring mellom partene.
Dersom det ikke er mulig å finne en løsning, kan saken enten avsluttes eller sendes til forliksrådet for behandling. Det er ikke tillatt å sende en omtvistet faktura til inkasso før innsigelsen er avklart. Forliksrådet er den laveste domstolen i Norge for sivile saker og fungerer både som meklingsorgan og domstol. I større saker (over 200 000 kroner) kan saken også tas direkte til tingretten via advokat.
Innsigelse gir ingen fribillett
Det er en vanlig misforståelse at en innsigelse automatisk fritar skyldneren fra å betale kravet. Slik er det ikke. Skyldneren må ikke bare si seg uenig i kravet, men også begrunne innsigelsen.
En innsigelse kan fremsettes når som helst i prosessen, så lenge det ikke er avsagt en dom. Dersom uenigheten ikke løses gjennom dialog, kan saken bringes inn for forliksrådet. Når skyldner har mottatt varsel fra forliksrådet, må vedkommende gi sitt tilsvar innen den fastsatte fristen.
Hvis skyldner svarer innen fristen, vil partene normalt bli innkalt til et møte i forliksrådet. Dersom partene blir enige, kan det inngås et rettsforlik. Hvis partene ikke kommer til enighet, kan forliksrådet avsi en dom.
Dersom kreditor får medhold i saken og skyldner fortsatt ikke betaler innen fristen i dommen, kan saken sendes videre til namsmannen for tvangsinnkreving.
