Frank kjenner lukten av et godt regnskap.
Etter 40 år i bransjen vet jeg hvilke tre kjennetegn som skiller godt regnskap fra dårlig. Slik sjekker du din egen bedrift.
- Artikkelen er skrevet av Frank Hansen
Frank er direktør på regnskap hos Aspia. Han startet i bransjen i 1987 og drev eget regnskapskontor i 30 år før han kom inn i Aspia for å være i et større fagmiljø og dele kunnskapen med yngre kollegaer.
Han har sett bransjen fra alle sider. Som regnskapsfører for egne kunder, og som den som blir hentet inn for å rekonstruere regnskap når andre har gjort jobben dårlig.
«Jeg snudde det andre veien for lenge siden. Jeg laget et regnskap som ikke bare var til myndighetene, men et regnskap som var til kunden. Det er hele forskjellen.»
Da jeg startet i bransjen i 1987, kom bilagene i permer i posten. Jeg kjente lukten av dem og kunne si hvilken bransje de var fra. Fisk luktet annerledes enn jordbruk. Jordbruk annerledes enn industri.
I dag godkjenner bonden bilagene i traktoren. Fiskeren godkjenner ute på havet. Faget har endret seg fra bunnen og opp.
Men én ting har vært det samme hele tiden: et regnskap skal være til kunden, ikke til myndighetene. Det er hele forskjellen mellom godt og dårlig regnskap.
I løpet av 40 år har jeg sett innsiden av tusenvis av regnskap. Både som regnskapsfører for mine egne kunder, og som den som blir hentet inn for å rekonstruere når andre har gjort jobben dårlig. De fleste feilene jeg har sett, handler ikke om svindel eller rare selskaper. Det handler om helt vanlige bedrifter som tror de har kontroll, men ikke har det.
Her er de tre kjennetegnene jeg ser etter. Bruk dem til å sjekke din egen bedrift.
1. Et godt regnskap er i sanntid.
Når regnskapsføreren går hjem på ettermiddagen, skal regnskapet være helt oppdatert for kunden. Ikke om to måneder.
Logg inn akkurat nå. Ser du tall for inneværende måned? Eller står det «sist oppdatert» en gang i fjor sommer?
Hvis tallene dine er flere måneder gamle, tar du beslutninger i blinde. Jeg har vært innleid for å rekonstruere regnskap i konkursbo. Det jeg ser igjen og igjen er det samme bildet: bedrifter som styrte på tall som var måneder gamle, og som tok beslutninger som ikke var basert på virkeligheten. De fleste av disse konkursene kunne vært unngått.
2. Et godt regnskap er helautomatisert.
Et helautomatisert regnskap er et regnskap uten papir. Alt går digitalt og flyter rett inn i systemet.
Sender du fortsatt bilag i posten? Leverer du permer? Bruker regnskapsføreren din timer på å punche tall fra papir?
Hvis svaret er ja, betaler du for tid som ikke trenger å brukes. Det som er verre: papirmølla skaper feil, tapte bilag, purringer, inkassovarsler, tvangsmulkt. Unødvendige kostnader som ikke skal være der.
Men automatisering alene er ikke nok. Du må ha en god kontroller og rådgiver som passer på at tallene som kommer inn, faktisk er korrekte. Maskinene gjør jobben. Menneskene tar ansvaret.
3. Et godt regnskap er proaktivt
En god regnskapsfører tar kontakt med deg minst to ganger i uka, uten at du har bedt om det.
Sjekken: Når ringte regnskapsføreren din sist uten at du ba om det? Sist måned? I fjor? Aldri?
Hvis svaret er aldri, får du bokføring. Du får ikke rådgivning. Du vet ikke hva som er i ferd med å skje før det allerede har skjedd.
En god regnskapsfører varsler om ting du ikke har sett selv. Påpeker likviditetsutfordringer før de blir akutt. Foreslår justeringer i god tid. Til de som bare hører fra regnskapsføreren sin før årsoppgjøret: skynd dere å bytte regnskapsfører.
Slik skaper du økonomisk kontroll
De tre kjennetegnene henger sammen. Et regnskap som er i sanntid og helautomatisert, men der regnskapsføreren aldri tar kontakt, er fortsatt ikke et godt regnskap. Du må ha alle tre.
Det handler ikke bare om å føre regnskap. Det handler om å skape økonomisk kontroll. Kontroll på tallene. Kontroll på virksomheten.
Hvordan scoret bedriften din?
3 av 3: Du er i den lille gruppen som faktisk har et godt regnskap. Vel gjort.
2 av 3: Du er nær. Men det ene punktet som mangler, koster deg mer enn du tror.
0–1 av 3: Du har et problem. Det betyr ikke at du har gjort noe galt, men du betaler for noe du ikke får.
Strøk du på minst ett av punktene?
Vi tar en uforpliktende prat. Du forteller hvordan regnskapet ditt fungerer i dag, vi forteller hva som kan bli bedre. Det koster deg ingenting.
