2023-09-25

Hva er formålet med denne personvernerklæringen?

For at vi skal kunne finne nye medarbeidere og administrere vår rekrutteringsprosess, må vi behandle visse personopplysninger om deg. Aspia AB (org. nr 559137-8350) og Skeppsbron Skatt AB (org. nr 559142-5144) (eller det Aspia-selskapet du har vært i kontakt med i rekrutteringsprosessen) er "behandlingsansvarlig" for behandlingen av dine personopplysninger. Vi behandler kun de personopplysningene som er nødvendige for å oppnå nedenstående formål og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, inkludert personvernforordningen ("GDPR"). Denne personvernerklæringen gjelder også for deg som søker om en praksisplass hos oss, eller for deg som allerede jobber hos oss og søker en jobb internt.

Hvilke personopplysninger behandler vi, formål og lovlig grunnlag

Aspia behandler følgende personopplysninger om deg for følgende formål:

Type personopplysninger

Årsak
Identifikasjonsopplysninger – navn, tittel eller stilling, personnummer (hvis det forekommer i CV) og bilde/film samt kjønn Muliggjør for oss å administrere og håndtere din søknad, kommunisere med deg, evaluere eventuelle tester du har gjort som en del av rekrutteringsprosessen eller for fremtidige rekrutteringsprosesser som vi vurderer at du kan være aktuell for.
Kontaktinformasjon – adresse, telefonnummer, e-postadresse, profil på sosiale medier (f.eks. LinkedIn)  Muliggjør for oss å administrere og håndtere din søknad, kommunisere med deg, evaluere eventuelle tester du har gjort som en del av rekrutteringsprosessen. Vi kan også bruke dine kontaktinformasjon for å følge opp med evalueringer etter at rekrutteringsprosessen din er fullført (på anonym basis) eller for fremtidige rekrutteringsprosesser som vi vurderer at du kan være aktuell for.

Søknadsmateriale – CV, søknadsbrev, karakterer, yrkeskvalifikasjoner, utdanningsbakgrunn, tidligere arbeidsgivere og informasjon om prestasjon, referanser og annen informasjon som du velger å oppgi  		 Muliggjør for oss å rekruttere riktig kompetanse, sikre at interne prosesser overholdes i den aktuelle eller fremtidige rekrutteringsprosesser. 
Testresultater fra rekrutteringsprosessen – dine resultater i våre tester for stillingen  Muliggjør for oss å sammenligne jobbsøkeres kompetanse for å finne den best mulige kandidaten for stillingen i den aktuelle eller fremtidige rekrutteringsprosesser. 
Notater fra intervjuer – informasjon som du har gitt under intervjuer med oss  Muliggjør for oss å rekruttere riktig kompetanse, sikre at interne prosesser overholdes i rekrutteringsprosessen i den aktuelle eller fremtidige rekrutteringsprosesser. 
Sidejobber– informasjon om dine sidejobber  Muliggjøre for oss å minimere risikoen for interessekonflikter ved ansettelse.

 

Vi ber deg kun oppgi slik informasjon som er relevant for stillingen, og ikke oppgi spesielt sensitiv informasjon (f.eks. informasjon om din helse, etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs overbevisning eller fagforeningsmedlemskap). Hvis du har oppgitt referanser, ber vi deg informere dem om at deres personopplysninger deles med oss. Aspia anses å ha en berettiget interesse i å innhente referanser for å fullføre rekrutteringsprosessen, og lagrer disse til prosessen er fullført. Vi behandler ovennevnte personopplysninger for de formål som er angitt basert på en interesseavveining, hvor vi vurderer at vi har en berettiget interesse i å håndtere dine personopplysninger for disse formålene.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge som nødvendig for å håndtere rekrutteringen, men ikke lenger enn 2 år etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet for å kunne imøtekomme krav i henhold til diskrimineringslovgivningen. Vær oppmerksom på at vi også kan trenge å lagre visse opplysninger basert på vår berettigede interesse i å fastslå, hevde og forsvare oss mot juridiske krav, så lenge et krav kan fremsettes (maks 10 år).

Sikkerhet og tilgang til mine personopplysninger

Vi tar tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger, f.eks. ved at kun autorisert personell som trenger å håndtere personopplysningene for å utføre sitt arbeid (og håndtere din søknad) vil få tilgang til disse. Behandlingen av personopplysningene skjer ikke utover de formål og den tidsperioden som er nødvendig.

Hvor henter dere mine personopplysninger fra?

Vi henter dine personopplysninger direkte fra deg (f.eks. fra CV, søknadsbrev eller fra intervjuer), fra sosiale medier (f.eks. LinkedIn), fra referanser du har oppgitt, eller fra testsystemer hvis du har gjennomført en test.

Hvem deles mine personopplysninger med?

Hvis vi vurderer at det er nødvendig for å kunne drive vår rekrutteringsprosess, deler vi dine personopplysninger med andre som beskrevet nedenfor. Slik deling skjer kun for formål som er kompatible med de formålene vi har samlet inn informasjonen for:

  • Konsernselskaper. Personopplysninger kan deles med andre selskaper innen Aspia-gruppen for å kunne administrere din søknad.
  •  Leverandører og samarbeidspartnere. Dine personopplysninger kan også deles med våre leverandører og samarbeidspartnere slik at de kan utføre tjenester for oss, som å tilby rekrutteringstjenester, vårt HR-sakssystem, testtjenester, IT-tjenester og kommunikasjonssystemer.
  •  Myndigheter. Vi kan trenge å dele personopplysninger med myndigheter (f.eks. diskrimineringsombudet) eller en kompetent domstol for å oppfylle lovpålagte rettigheter og forpliktelser, eller forsvare oss mot eller starte juridiske krav.

Hvor behandles mine personopplysninger?

Vi prøver å behandle alle data innenfor EU/EØS, men kan i noen tilfeller overføre personopplysninger til mottakere i land utenfor EU/EØS-området som ikke har samme beskyttelsesnivå for personopplysninger som innenfor EU. For å sikre at personopplysningene er tilstrekkelig beskyttet, vil vi ta nødvendige tiltak, som å inngå EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser (tilgjengelig her: link), eller sørge for at det er andre passende beskyttelsestiltak på plass.

Hvilke rettigheter har jeg?

Du har visse rettigheter knyttet til hvordan vi behandler dine personopplysninger i vår rekrutteringsprosess, nemlig:

  • Rett til tilgang (såkalt registerutdrag). Du har rett til å be om informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, f.eks. ved å be om et registerutdrag. 
  • Rett til rettelse. Hvis du mener at en personopplysning om deg er feil eller ufullstendig, har du rett til å be om rettelse eller utfylling av dine personopplysninger.
  • Rett til å motsette deg behandling som støtter seg på Aspias legitime interesse. Du har i noen tilfeller rett til å motsette deg vår behandling av personopplysninger, og vi vil da ikke fortsette behandlingen med mindre vi har grunner som veier tyngre enn din interesse for personvern.
  •  Begrensning av behandlingen. Du kan be om begrensning hvis du f.eks. mener at personopplysningene er feil eller hvis du mener at personopplysningene ikke lenger er nødvendige for det formålet de behandles for.
  •  Rett til sletting. Du kan i noen tilfeller be om at personopplysningene slettes, f.eks. hvis de ikke lenger er nødvendige for det formålet de behandles for, eller hvis du mener at behandlingen er i strid med gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Merk at selv om du gjør innsigelser mot en viss behandling som beskrevet ovenfor, kan vi fortsatt fortsette behandlingen hvis det er tillatt eller påkrevd i henhold til loven, f.eks. for å beskytte oss mot juridiske krav.

Hva skal jeg gjøre hvis jeg har spørsmål eller klager?

Hvis du har spørsmål eller ønsker å bruke rettighetene dine, vennligst kontakt oss via personuppgiftsombudet@aspia.se. Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten, IMY (www.imy.se); Norge: Datatilsynet (www.datatilsynet.no); Danmark: Datatilsynet (www.datatilsynet.dk); og Finland: Dataskyddsombudsmannen (www.tietosuoja.fi).